چگونگی طراحی محیط کار رابطه مستقیم با حجم کار هر سازمان دارد. عواملی وجود دارد که اگر در طراحی محیط کار مورد توجه قرار نگیرد کارهای سازمان به درستی انجام نخواهد شد. و با کاهش بازده مواجه خواهیم شد. بنابراین در ابتدا با پرداختن به عواملی که عرض می کنم به الگوهای مناسب جهت طراحی محیط کار خواهیم رسید. اولین عاملی که در طراحی محیط کار باید مورد توجه قرار بگیرد، عامل سر و صداست. آلودگی صوتی رابطه آشکار و قابل پیش بینی با عملکرد افراد د رمحیط کار دارد. سر و صدا باعث کاهش بازدهی افراد و ناراحتی آنها میشود. برای کاهش سر و صدا در محیط کار توصیه می شود که از فن آوری مهندسی استفاده شود. به عنوان مثال از عایق لاستیکی در ماشین تحریر استفاده شود تا حرکات ارتعاشی آن را کاهش دهیم یا سر و صدای دستگاههای چاپگر را با استفاده از دستگاههای لیزری کاهش دهیم که البته باید یادآور شوم که این مورد امروزه کمتر مشاهده می شود به دلیل جایگزین شدن کامپیوتر. دومین عاملی که در طراحی محیط باید در نظر بگیریم، موسیقی است. موسیقی باعث میشود که شرایط کار برای افراد در محیط کار مطبوع تر باشد. موسیقی باعث میشود خستگی ها کاهش پیدا کند و کارکنان هوشیارتر باشند. نتایج یک تحقیق نشان داده که موسیقی بر میزان تولید کارکنان افزوده ولی در تحقیق دیگری آمده که بر تولید کارگران کم هوش، اثر ندارد. پس ما در طراحیهایمان باید برای پخش موسیقی محل های مورد نظر را مشخص کنیم.
یکی دیگر از عواملی که در طراحی محیط های کاری باید به آن توجه شود، دمای محل است. دمای مناسب محل کار بر عملکرد شغلی و سلامت کارکنان اثر مستقیم دارد. نتایج تحقیقات نشان داده که درجه حرارت مؤثر و زیاد، بر عملکرد شناختی، جسمی و ادراکی افراد اثر می گذارد. گرمای زیاد باعث می شود که افراد بی حوصله و عصبی شوند و گرمای کم با بهتر بگوییم سرما، باعث بیحالی آنها شده و موجب کاهش بازده آنها می شود. پس در طراحیها باید میزان حرارت لازم را بررسی کرد و در نقشه کار گنجاند. عامل بعد که در طراحی محیط کار مهم است، بهره گیری مناسب از کامپیوترهاست. استفاده از کامپیوتر در طی دو دهه گذشته و بهره گیری از آن باعث شده طراحی محیط کار نیز دچار تحول و دگرگونی شود. در هنگام استفاده از کامپیوترها چشم ها خسته می شوند و آسیب می بینند. پس باید در طراحی جا ومکان به محل قرارگیری مانیتورها به لحاظ تابش زاویه نور دقت کنیم تا از انعکاس نور زیاد در آنها جلوگیری کنیم. و همچنین با استفاده از نورپردازی صحیح و تغییر شدت نور اتاق کار، از شدت انعکاس نور مانیتور کم کنیم و همچنین با استفاده از میزهای کار و وسایل مناسب و تغییر نحوه نشستن افراد پشت میزهای کار از خستگی مفرط و آسیب دیدن دستها که بیشترین نقش در استفاده از وسایل کار را دارند، جلوگیری کنیم.
در طراحی محیط کار، می توانیم از نوع خاصی از طراحی محل کار که اصطلاحاً به آن فضای باز گفته می شود، استفاده کنیم. در این نوع طراحی محیط کار، دیوارهای اتاق ها برداشته می شود و فضای کار وسعت پیدا میکند. واحدهای مختلف کار با توجه به ماهیت آن تقسیم می شوند و هر واحد نیز نزدیک واحد کار مرتبط، قرار می گیرد. هدف اصلی ابداع این طرح، حذف دیوارهای اتاق هاست که کارکنان بتوانند بهتر با هم ارتباط داشته باشند. کمک رسانی به آنها بهتر انجام شود و سرپرست واحد نیز بهتر بتواند فعالیت های افراد تحت نظارت خود را هماهنگ کند. البته این طراحی فقط برای قسمت های اداری مناسب است و در واحدهای مطالعاتی و پژوهشی که نیاز به سکوت و تمرکز است خیلی کاربردی نیست.
اینگونه طراحی ها را می توان به سه روش انجام داد:
۱- نوع ساده یا بی آرایش که به طراحی اتاق کارکنان هم می گویند. در این روش میزهای کار همه کارکنان در سالن بزرگی که کاملاً باز است و دیواری هم ندارد کنار هم گذاشته می شود.
۲- نوع برنامه یک ریخت. در این طرح میزهای کار افراد در فاصله های یکسان از هم قرار می گیرند و این میزها به وسیله اتاقک های مستطیلی شکل از هم جدا می شوند.
۳- طرح معروف جایگاه کار با شکل اختیاری. در این طرح، از طرح های مختلف به گونه ای استفاده می شود که نیازهای مختلف هر یک از کارکنان در محیط برآورده می شود. استفاده از این طرح ها مزایایی دارد مثل: اجتماعی شدن کارکنان، افزایش شبکه های ارتباطی، کاهش هزینه های ساخت، کاهش هزینه های مربوط به تغییر محل کار افراد و کاهش هزینه های مربوط به روشنایی، برق و سرما و گرما. درعین حال معایبی نیز دارد مثل: تنزل حریم افراد،کاهش بهره وری، تنزل رضایت از کار، کم شدن تمرکز فکری و کاری کارکنان، و زیاد شدن سر و صدای محیط کار.
توصیه می شود که در طراحی محیط کار، سعی کنیم از فضای ذخیره سازی استفاده کنیم. که در آن افراد توانایی لازم را برای سازگاری یا کنترل خود بر فضایی که در آن کار می کنند داشته باشند. بنابراین اتاق کار مستقل و شخصی بهتر از محیط کار باز است و تأثیر بهتری بر عملکرد افراد دارد. البته منظور من این نیست که طراحی فضای باز بد است ولی طراحی در فضای باز برای جاهایی مناسب تر است که در آنجا کار گروهی انجام می شود و افراد پیوسته باید با همدیگر در ارتباط کاری باشند.
عامل مهم دیگری که باید در طراحی محل کارمورد توجه قرار بگیرد، وجود پنجره در اتاق کار است. تحقیقات نشان داده افرادی که در اتاق بدون پنجره کار می کنند، بیشتر از افرادی که در اتاق های دارای پنجره کار می کنند، از پوستر و عکس و نقاشی در اتاق کارشان استفاده می کنند و بیشتر این پوسترها مناظر و چشم اندازهای موجود در طبیعت را نشان می دهند پس متوجه می شویم که از لحاظ روحی انسانها احتیاج به فضایی جدید دارند که خستگیشان را کم کند و انرژی دوباره بگیرند.
برای اکثر افراد، دفتر کار مکانی است که بیشترین اوقات خود، از نخستین ساعت روز تا نیمه های عصر را در آن سپری می کنند و هزینه های زندگیشان را با کار در این مکانها تأمین می کنند بنابراین ایجاد فضایی مناسب در این مکان از بسیاری جهات حائز اهمیت است.
با توجه به این موارد می توانیم یک جور دیگر برای مردم تعریف کنیم که در اصول فنگ شویی هم از آن پیروی می شود. مثلاً در ابتدا بیائیم ایجاد نظم کنیم. دفتر یا محل کار ما باید همیشه مرتب و منظم چیده شده باشد. در فنگ شویی در هم ریختگی را دارای انرژی منفی می دانند و این عامل مهم را باید در حداقل نگه داشت. تمام اشیای نامربوط را از محیط کارمان خارج کنیم. با تمیز کردن محل و خارج کردن آشغالها از فضای محل کار، در واقع ذهنمان را آزاد می کنیم. بار احساسمان سبک می شود و سرزنده و خوش بین می شویم. میز کار خودمان را در وضعیت مسلط قرار بدهیم یعنی در نقطه ای که دید مستقیم به درب اتاق داشته باشیم و منظره خوشایندی از پنجره دیده بشود و پشت سر هم دیوار قرار داشته باشد. این وضعیت میزان کنترل بر محیط را افزایش می دهد. با استفاده از گیاهان در اتاق ارتباط خود را با دنیای طبیعی حفظ کنیم . چون رنگ سبز باعث ایجاد خلاقیت و ایده های جدید می شود. در فنگ شویی هم با نگهداری از گیاهان سبز جریان مثبت را وارد قسمت های مختلف محیط می کنند در ضمن گیاهان باعث می شوند که فضای ما همیشه تصفیه شود و هوای آلوده نداشته باشد.
. مهمترین نوع نور، نور طبیعی است بنابراین باید میزمان را طوری نزدیک پنجره قرار بدهیم که نه پشتمان به پنجره باشد نه دقیقاً روبروی پنجره، چون نورهای فلورسنتی باعث خستگی چشم ها می شود و بعد با نورهای مصنوعی دیگر فضا را طوری روشن کنیم که خلق و خو و انرژی ما را بهبود بخشد و از رنگهای متنوع هم میشود استفاده کرد که حس امنیت و استحکام را در ما تقویت کند. سعی کنیم که سیم های وسایل برقی را طوری بپوشانیم که باعث به ریختگی افکار نشود. در اتاق کار به هیچ عنوان از آینه استفاده نکنیم و سعی کنیم یک آکواریوم کوچک با ماهی های آبی یا سیاهرنگ در قسمت شمالی دفتر یا میز کار داشته باشیم.
حال می خواهیم که با استفاده از فنگ شویی یک چیدمان برای اثاثیه دفتر کار بگوئیم:
مثلاً: میز و کامپیوتر را در قسمت حرفه، کتابهای مرجع را در قسمت دانش و خرد پروری، جامی از کریستال یا بلور را در قسمت ثروت و رفاه، بخش پذیرش و سیستم تلفن ها و ارتباطی را در قسمت مربوط به افراد سودمند قرار می دهیم و اگر حرفه مان را از خانواده به ارث بردیم عکسی از پدر، یا افراد خانواده در قسمت خانواده نصب می کنیم. این موارد را می توانیم در هر محیطی حتی دفترهای خانگی اجرا کنیم. در نهایت هدف از این چیدمان ایجاد فضایی است که احساس و انرژی فرد را در بهترین جهت حرکت دهد.